Служебная записка о выявлении вирусов

Основания для составления и цели записок

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

• были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
• необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
• кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
• появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
• необходимо отправить кого-то в командировку;
• требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
• любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации. Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

• запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
• сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;
• сообщение о направлении в командировку;
• предложение о дополнительном премировании;
• информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

• наименование организации или структурного подразделения, указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст — что необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

На картинке — продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Есть и третий вариант.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже правильно, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример написания служебной записки

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, кому адресуется документ: его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Письменное обращение не всегда адресуется директору, его направляют и лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.

Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка: довожу до вашего сведения. Это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он сразу переходит к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.

Сам текст служебной записки должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений: это поможет адресату быстрее разобраться, принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Завершают обращение личной подписью, датой составления. Если есть приложения, указывают их наличие и перечисляют.

Образцы для разных случаев

Работники вправе сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.

Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.

Служебная записка
05.04.2019 № 4
г. Санкт-Петербург

Об увеличении премиального вознаграждения

Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2020 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.

Начальник отдела продаж Настина И.А.

Нередко докладную пишут в связи с нарушениями дисциплины. Пример служебной записки показывает, что непосредственный начальник не только сообщает о нарушении, но и предлагает принять меры.

В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Как происходит списание ТМЦ, читайте

РОСПОТРЕБНАДЗОР ПО АК

Работодателям рекомендуется обеспечить:

• при входе работников в организацию (предприятие) - возможность обработки рук кожными антисептиками, предназначенными для этих целей (в том числе с помощью установленных дозаторов), или дезинфицирующими салфетками с установлением контроля за соблюдением этой гигиенической процедуры;
• контроль температуры тела работников при входе работников в организацию (предприятие), и в течение рабочего дня (по показаниям), с применением аппаратов для измерения температуры тела бесконтактным или контактным способом (электронные, инфракрасные термометры, переносные тепловизоры) с обязательным отстранением от нахождения на рабочем месте лиц с повышенной температурой тела и с признаками инфекционного заболевания;
• контроль вызова работником врача для оказания первичной медицинской помощи заболевшему на дому;
• контроль соблюдения самоизоляции работников на дому на установленный срок (14 дней) при возвращении их из стран, где зарегистрированы случаи новой коронавирусной инфекции (COVID-19);
• информирование работников о необходимости соблюдения правил личной и общественной гигиены: режима регулярного мытья рук с мылом или обработки кожными антисептиками - в течение всего рабочего дня, после каждого посещения туалета;
• качественную уборку помещений с применением дезинфицирующих средств вирулицидного действия, уделив особое внимание дезинфекции дверных ручек, выключателей, поручней, перил, контактных поверхностей (столов и стульев работников, орг.техники), мест общего пользования (комнаты приема пищи, отдыха, туалетных комнат, комнаты и оборудования для занятия спортом и т.п.), во всех помещениях - с кратностью обработки каждые 2 часа;
• наличие в организации не менее чем пятидневного запаса дезинфицирующих средств для уборки помещений и обработки рук сотрудников, средств индивидуальной защиты органов дыхания на случай выявления лиц с признаками инфекционного заболевания (маски, респираторы);
• регулярное (каждые 2 часа) проветривание рабочих помещений;
• применение в рабочих помещениях бактерицидных ламп, рециркуляторов воздуха закрытого типа с целью регулярного обеззараживания воздуха (по возможности).

Рекомендуется ограничить:

• любые корпоративные мероприятия в коллективах, участие работников в иных массовых мероприятиях на период эпиднеблагополучия;
• направление сотрудников в командировки, особенно в зарубежные страны, где зарегистрированы случаи заболевания новой коронавирусной инфекцией (COVID-19);
• при планировании отпусков воздержаться от посещения стран, где регистрируются случаи заболевания новой коронавирусной инфекции (COVID-19).

В зависимости от условий питания работников рекомендовать:

При наличии столовой для питания работников:

• обеспечить использование посуды однократного применения с последующим ее сбором, обеззараживанием и уничтожением в установленном порядке;
• при использовании посуды многократного применения - ее обработку желательно проводить на специализированных моечных машинах в соответствии с инструкцией по ее эксплуатации с применением режимов обработки, обеспечивающих дезинфекцию посуды и столовых приборов при температуре не ниже 65 град.С в течение 90 минут или ручным способом при той же температуре с применением дезинфицирующих средств в соответствии с требованиями санитарного законодательства.

При отсутствии столовой:

• запретить прием пищи на рабочих местах, пищу принимать только в специально отведенной комнате – комнате приема пищи;
• при отсутствии комнаты приема пищи, предусмотреть выделение помещения для этих целей с раковиной для мытья рук (подводкой горячей и холодной воды), обеспечив его ежедневную уборку с помощью дезинфицирующих средств.

При поступлении запроса из территориальных органов Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека незамедлительно представлять информацию о всех контактах заболевшего новой коронавирусной инфекцией (COVID-19) в связи с исполнением им трудовых функций, обеспечить проведение дезинфекции помещений, где находился заболевший.

По информации Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека

Как распознать коронавирус у сотрудника. Какие меры рекомендует (сильно рекомендует) Роспотребнадзор и какими санкциями он грозит.

Минздрав предупреждает, что специфические средства профилактики коронавируса не разработаны. Но в целях воспрепятствования передачи возбудителя инфекции рекомендуется мыть руки, надевать медицинские маски, проводить дезинфекцию, обеззараживать воздух. Также сотрудники компаний могут орошать слизистые носа изотоническим раствором хлорида натрия, использовать лекарства для местного применения, имеющие барьерные функции.

Как проводить дезинфекцию

Обеззараживать нужно все поверхности в помещениях, предназначенных для пребывания людей.

Профилактическую дезинфекцию следует проводить немедленно, как только появилась угроза заболевания. Она включает личную гигиену — частое мытье рук с мылом или протирание их кожными антисептиками, регулярное проветривание помещений, влажную уборку. Прекращать такие мероприятия рекомендуется только через 5 дней после ликвидации угрозы.

Предписания организациям общепита

Профилактическая дезинфекция, помимо мер личной гигиены, также предполагает дезинфекцию столовой и кухонной посуды, проветривание и обеззараживание воздуха, влажную уборку. Проветривать помещение и протирать поверхности, включая ручки, столы, спинки стульев, дезинфицирующими салфетками следует через каждые 6 часов. Также нужно соблюдать концентрацию раствора согласно инструкции.

Для мытья посуды рекомендуется использовать посудомоечные машины с режимами обработки, обеспечивающими дезинфекцию посуды и столовых приборов при температуре не ниже 65 °C в течение 90 минут. При ручной мойке должны быть предусмотрены трехсекционные ванны для столовой посуды и двухсекционные — для стеклянной посуды и столовых приборов. При этом ополаскивание посуды осуществляется в третьей секции проточной водой с температурой не ниже 65 °C.

Рекомендации перевозчикам пассажиров

Рекомендуется проводить следующие виды дезинфекции:

• профилактическую — это меры личной гигиены, влажная уборка салона, проветривание;
• очаговую — проводится в инфекционном очаге при выявлении больного. Такая дезинфекция подразделяется на текущую (протирание дезинфицирующими средствами) и заключительную (проводится силами специализированных организаций после госпитализации больного и освобождения салона от людей).

Роструд рекомендовал не назначать командировки

При этом ведомство обращает внимание, что работник вправе отказаться от командировки только на основаниях, предусмотренных ТК РФ и трудовым соглашением.

1. Можно не выполнять поручение, не прописанное в договоре.

2. Для направления в командировку отдельных сотрудников необходимо их согласие, это:

• матери детей до 3 лет;
• родители-одиночки детей до 5 лет;
• родители детей-инвалидов;
• сотрудники, ухаживающие за больными родственниками.

3. Командировки запрещены для следующих работников:

• беременных;
• несовершеннолетних (кроме сфер спорта и культуры);
• направленных работодателем на учебу (кроме связанных с ее прохождением);
• инвалидов при наличии соответствующих противопоказаний;
• кандидатов на время участия в выборах.

Как распознать коронавирус у сотрудника

• поездка в эпидемиологически неблагополучные по 2019-nCoV страны и регионы за 14 дней до появления симптомов;
• тесные контакты за последние 14 дней с инфицированными.

В качестве симптомов острой респираторной вирусной инфекции при 2019-nCoV в 90 процентах случаев зафиксированы повышение температуры тела, сухой или с небольшим количеством мокроты кашель (в 80 процентах случаев), одышка (55 процентов), миалгии и утомляемость (44 процента), ощущение заложенности в грудной клетке (> 20 процентов). Первыми симптомами могут быть миалгия (11 процентов), спутанность сознания (9 процентов), головные боли (8 процентов), кровохарканье (5 процентов), диарея (3 процента), тошнота, рвота, сердцебиение (без температуры).

При этом наиболее вероятным случаем заболевания 2019-nCoV ведомство называет наличие клинических проявлений тяжелой пневмонии, острого респираторного дистресс-синдрома (ОРДС), сепсиса в сочетании с вышеуказанными признаками. Однако точность инфицирования в любом случае подтверждают положительные результаты лабораторных тестов.

Инкубационный период составляет от 2 до 14 суток.

Лицо, не выполнившее предписание органа санэпиднадзора, могут оштрафовать

• проведения дополнительных санитарно-противоэпидемических (профилактических) мероприятий,
• меднаблюдения,
• медобследования,
• изоляции или госпитализации,
• выполнения работ по дезинфекции, дезинсекции и дератизации в очагах инфекционных заболеваний, в помещениях, где имеются условия для возникновения инфекций.

Неповиновение такому требованию наказывается по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ предупреждением или штрафом от 500 до 1 тыс. рублей для граждан и от 2 до 4 тыс. рублей — для должностных лиц.

Если зафиксировано нарушение санитарного законодательства и требование о его устранении не выполнено в отведенный срок, то:

• гражданина могут оштрафовать по ч. 1 ст. 19.5 КоАП РФ на сумму от 300 до 500 рублей;
• должностное лицо дисквалифицировать на 3 года или оштрафовать на 1?2 тыс. рублей;
• юрлицу придется заплатить от 10 до 20 тыс. рублей.

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

• о наименовании предприятия,
• дате ее составления,
• сотруднике, который пишет записку,
• должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.

В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

• Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
• Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
• Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
• Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
• Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

РОСПОТРЕБНАДЗОР ПО АК

Работодателям рекомендуется обеспечить:

• при входе работников в организацию (предприятие) - возможность обработки рук кожными антисептиками, предназначенными для этих целей (в том числе с помощью установленных дозаторов), или дезинфицирующими салфетками с установлением контроля за соблюдением этой гигиенической процедуры;
• контроль температуры тела работников при входе работников в организацию (предприятие), и в течение рабочего дня (по показаниям), с применением аппаратов для измерения температуры тела бесконтактным или контактным способом (электронные, инфракрасные термометры, переносные тепловизоры) с обязательным отстранением от нахождения на рабочем месте лиц с повышенной температурой тела и с признаками инфекционного заболевания;
• контроль вызова работником врача для оказания первичной медицинской помощи заболевшему на дому;
• контроль соблюдения самоизоляции работников на дому на установленный срок (14 дней) при возвращении их из стран, где зарегистрированы случаи новой коронавирусной инфекции (COVID-19);
• информирование работников о необходимости соблюдения правил личной и общественной гигиены: режима регулярного мытья рук с мылом или обработки кожными антисептиками - в течение всего рабочего дня, после каждого посещения туалета;
• качественную уборку помещений с применением дезинфицирующих средств вирулицидного действия, уделив особое внимание дезинфекции дверных ручек, выключателей, поручней, перил, контактных поверхностей (столов и стульев работников, орг.техники), мест общего пользования (комнаты приема пищи, отдыха, туалетных комнат, комнаты и оборудования для занятия спортом и т.п.), во всех помещениях - с кратностью обработки каждые 2 часа;
• наличие в организации не менее чем пятидневного запаса дезинфицирующих средств для уборки помещений и обработки рук сотрудников, средств индивидуальной защиты органов дыхания на случай выявления лиц с признаками инфекционного заболевания (маски, респираторы);
• регулярное (каждые 2 часа) проветривание рабочих помещений;
• применение в рабочих помещениях бактерицидных ламп, рециркуляторов воздуха закрытого типа с целью регулярного обеззараживания воздуха (по возможности).

Рекомендуется ограничить:

• любые корпоративные мероприятия в коллективах, участие работников в иных массовых мероприятиях на период эпиднеблагополучия;
• направление сотрудников в командировки, особенно в зарубежные страны, где зарегистрированы случаи заболевания новой коронавирусной инфекцией (COVID-19);
• при планировании отпусков воздержаться от посещения стран, где регистрируются случаи заболевания новой коронавирусной инфекции (COVID-19).

В зависимости от условий питания работников рекомендовать:

При наличии столовой для питания работников:

• обеспечить использование посуды однократного применения с последующим ее сбором, обеззараживанием и уничтожением в установленном порядке;
• при использовании посуды многократного применения - ее обработку желательно проводить на специализированных моечных машинах в соответствии с инструкцией по ее эксплуатации с применением режимов обработки, обеспечивающих дезинфекцию посуды и столовых приборов при температуре не ниже 65 град.С в течение 90 минут или ручным способом при той же температуре с применением дезинфицирующих средств в соответствии с требованиями санитарного законодательства.

При отсутствии столовой:

• запретить прием пищи на рабочих местах, пищу принимать только в специально отведенной комнате – комнате приема пищи;
• при отсутствии комнаты приема пищи, предусмотреть выделение помещения для этих целей с раковиной для мытья рук (подводкой горячей и холодной воды), обеспечив его ежедневную уборку с помощью дезинфицирующих средств.

При поступлении запроса из территориальных органов Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека незамедлительно представлять информацию о всех контактах заболевшего новой коронавирусной инфекцией (COVID-19) в связи с исполнением им трудовых функций, обеспечить проведение дезинфекции помещений, где находился заболевший.

По информации Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека

На рабочем месте существуют определённые требования относительно производственной дисциплины, которые предъявляются сотруднику вышестоящим руководством на основании должностных обязанностей, прописанных в трудовом договоре.

Их выполнение является обязательным условием качественной работы компании, поэтому каждый работник должен осознавать, что если есть обязанности, то имеется и ответственность за их исполнение, а отношение к работе ненадлежащим образом может повлечь за собой наказание в виде взыскания: замечания, выговора, а в случае неоднократных или грубых нарушений – увольнения сотрудника с занимаемой им должности (ст. 192 ТК РФ).

Служебная записка о дисциплинарном взыскании – это составная внутренней деловой переписки, которая представляет собой информационный документ. Работник, получивший место работы, обязан выполнять указания руководства, если они не выходят за рамки его профессиональных полномочий. В противном случае начальник правомочен составить служебную записку о ненадлежащем выполнении обязанностей вышестоящему руководству.

Основные нарушения в работе

Основанием для написания документа могут быть следующие проступки:

• опоздание сотрудника на работу, повлекшее за собой сбой производственного процесса, финансовые потери или жалобы клиентов;
• неявка на работу без предупреждения и без уважительной причины (о том, как составить служебную записку на отгул, можно посмотреть тут, а здесь вы можете посмотреть как написать служебку об отсутствии сотрудника на рабочем месте);
• нахождение на рабочем месте в нетрезвом виде либо же в состоянии токсического или наркотического опьянения;
• несоблюдение правил техники безопасности, вследствие чего имел место несчастный случай на производстве, аварийная ситуация (или подобное могло произойти с большой долей вероятности);
• расхищение, порча или уничтожение имущества компании, независимо от величины понесённых убытков;
• нарушение обязательства сохранять коммерческую или государственную тайну, персональные данные работников предприятия и другие виды информации, не подлежащие разглашению по условиям договора.

Больше том, что такое служебная записка и как оформляется этот документ по ГОСТу, читайте в отдельной статье.

Кто должен писать документ?

Служебная записка о дисциплинарном взыскании пишется руководителем на своих непосредственных подчинённых в случае, если те не выполняют обязанности надлежащим образом. Кто именно будет писать зависит от того, что за нарушение произошло.

Например, своевременную явку на работу контролируют табельщики или сотрудники отдела кадров. За соблюдением режима следят руководители структурных подразделений, к которым сотрудники обращаются, когда возникает необходимость покинуть рабочее место или сообщить о болезни. Если, к примеру, не вовремя выполнено какое-либо задание, служебную записку о нарушении сроков работ по договору может составить руководитель, контролирующий сроки.

Служебную записку о наложении дисциплинарного взыскания, как правило, готовит инспектор отдела кадров, а о снятии взыскания – руководитель структурного подразделения, который непосредственно отслеживает, как продолжает работать сотрудник после получения взыскания.

Из каких пунктов состоит?

Единого шаблона написания служебных записок не существует, поэтому они составляются в произвольной форме. Правила, которых необходимо придерживаться:

• указание адресата;
• наименование документа;
• дата и порядковый номер;
• тема записки;
• в основной части предоставляется описание ситуации и формулируется просьба (и/или намерения руководителя подразделения относительно провинившегося сотрудника);
• внизу указывается должность составителя, его подпись и её расшифровка, а в случае необходимости Ф,И,О и подписи других членов коллектива, которые могут подтвердить факт, описанный в документе.

Проблемная ситуация описывается без лишних слов и сложных речевых оборотов: лаконично, ёмко и по существу. Служебная записка регистрируется в специальном журнале. Журнал, как правило, находится в секретариате.

Больше о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также какие требования применяются к их написанию, читайте тут.

Инструкция по написанию

Дисциплинарные взыскания могут накладываться по ряду причин. Как правильно написать документ о дисциплинарном взыскании?

Документ о нарушении трудовой дисциплины подтверждает факт нарушения:

• внутреннего распорядка;
• правил организации;
• норм Закона.

Он информирует вышестоящее начальство о том, что кто-либо из сотрудников безответственно относится к работе.

Несоблюдение указанных пунктов может быть частичным или полным, умышленным или неумышленным, что необходимо учитывать, составляя служебную записку.

Примерный алгоритм составления:

Узнать о том, как правильно оформить служебную записку, а также посмотреть образец документа, можно здесь.

Служебное письмо о наложении взыскания составляется после фиксации факта нарушения трудовой дисциплины с учётом предыдущей служебной записки, а также объяснительной, полученной от сотрудника, совершившего должностной проступок. В документе указывается кому, за что и на каком основании наложено взыскание.

Примерный алгоритм составления:

Очень часто сотрудник, который получил взыскание, но дорожит своей работой, больше не допускает аналогичных нарушений и хорошо трудится. В этом случае непосредственный руководитель может поменять своё решение и составить служебную записку с ходатайством перед вышестоящим руководством снять дисциплинарное взыскание с провинившегося работника.

Примерный алгоритм составления:

1. имя и должность лица. возглавляющего организацию;
2. имя и должность руководителя подразделения, составляющего записку;
3. название документа;
4. отсылка на приказ о дисциплинарном взыскании с датой;
5. аргументы в пользу сотрудника и причины для отмены взыскания;
6. заключительная просьба о прерывании взыскания досрочно;
7. дата составления официальной бумаги и подпись с расшифровкой.

Как правильно оформить?

Директору Радовской школы-интерната для слабослышащих детей

Заместителя директора по воспитательной работе

Докладная записка 02.01.2018 № 1

О нарушении трудовой дисциплины

Довожу до Вашего сведения, что в ночь с 01 на 02 января дежурный воспитатель Жаркова С.Л., которая должна была находиться на рабочем месте в ночную смену, пребывая вместе с детьми, самовольно отлучилась с работы без уважительной причины. За время отсутствия Жарковой С.Л. ученик первого класса Юховцев Костя вышел из помещения и заблудился в соседнем парке.

В связи с допущенным нарушением предлагаю объявить С.Л.Жарковой выговор.

Заместитель директора по воспитательной работе (подпись) И.О.Сомичёва.

Наличие у сотрудника взысканий может сказаться на его деловой репутации, препятствовать карьерному росту и являться веской причиной для увольнения. Таким образом, очень важно придерживаться основных правил оформления внутренней служебной переписки и соблюдать его поэтапность.